¿Por qué falla la implementación de un ERP?

Con frecuencia nos encontramos empresas que desean evolucionar a través de la adquisición de un ERP. Sin embargo, tienen el temor pues han tenido malas experiencias en su proceso de tecnificación.

En Bracchini Consultants hemos visto que existen siete razones por las cuales falla la implementación de un ERP:

1. Enfoque Técnico sobre su Proceso de Negocio

Las organizaciones más exitosas consideran sus sistemas de información como procesos de transformación de negocios y no como un proyecto de tecnología. Estas empresas entienden que su implementación tendrá un impacto significativo en sus colaboradores, procesos de negocio y en la estrategia global de la organización.
Es por ello que en nuestros procesos nos enfocamos más en sus procesos y su equipo de trabajo más allá de las funciones que cubren las distintas opciones de ERPs.

2. Expectativas Irreales

Desafortunadamente esta es una de las razones más comunes por la cual la implementación de un ERP falla. Para evitar esta situación en Bracchini Consultants diseñamos planes de trabajo reales y alcanzables evitando un esquema de trabajo agresivo. Para ello definimos los factores claves de éxito de tu implementación conociendo tus procesos y con base a la experiencia de más de 15 años de experiencia.
Tomamos en cuenta dentro de tu proyecto que podremos observar rediseños a tus procesos de negocio y distintos mecanismos de administración de tu negocio.

3. Falta de Involucramiento

Comúnmente se confunde la actividad del equipo ejecutivo como el ente que vela por el presupuesto del proyecto. No obstante, su labor va más allá y contempla establecer un comité que permita clarificar la estrategia global y tomar decisiones acerca de recursos, plan de trabajo, presupuestos y beneficios. Su involucramiento es vital para que el proyecto sea de estratégico y no un proyecto de un departamento. Las organizaciones que utilizan su ERP como un vehículo para su estrategia se ven mucho más beneficiadas y tienen un mejor mecanismo de atención a clientes y gestionar una ventaja competitiva sustentable.

4. Reingeniería de Procesos Insuficiente

Enfocarse en el diseño de procesos, incluso antes de la selección de un ERP, permite enfocar los requerimientos funcionales requeridos por la organización. Hoy en día los ERPs son flexibles para proveedor una clara dirección de cómo administrar la empresa. Las empresas que implementan un ERP comúnmente se ven atrapadas que en vez de optimizar procesos para ser más eficientes y competitivos terminan por automatizar sus procesos actuales.

5. Falta de Gestión del Cambio

La gestión del cambio es un proceso clave en la implementación de un ERP. Comúnmente este aspecto se resume simplemente en capacitación a usuarios cuando realmente involucra comunicación y seguimiento a los nuevos procesos establecidos. Las implementaciones fallidas normalmente presentan como una causa la falta de seguimiento en este ámbito olvidándose de la resistencia al cambio por parte de la organización.

6. Demasiada Personalización

Al momento de tomar la decisión comúnmente las empresas expresan que requieren poca o nula personalización del sistema. En nuestra experiencia, la mayoría de los clientes requiere al menos cambios moderados al sistema. Si bien la personalización es necesaria la misma se vuelve peligrosa ya que comúnmente se solicitan personalizaciones sobre procesos estándar cuya funcionalidad básica es suficiente. Si estos cambios no se realizan los colaboradores presentan resistencia al cambio.

7. Falta de Experiencia

La experiencia es vital en 2 puntos. El primero es en tu implementador del ERP el cual debe contar con la experiencia y lecciones aprendidas de otras organizaciones. A su vez, debe comprender tus flujos de negocio y saber qué esperar en el proyecto de implementación. Por otro lado, es importante que la persona líder del proyecto interno tenga experiencia en la gestión del proyecto y esté suficientemente empoderado para provocar y gestionar los cambios internos. Un líder de proyecto interno sin capacidad de gestión se convierte en un riesgo para la implementación del proyecto. Recordemos que hay actividades internas qué desarrollar y que debe de haber un responsable de darle seguimiento a estas actividades.

¿Cómo evitar una implementación fallida?

Para lograr una implementación exitosa es importante estar atento a las alarmas. Si alguna de las características mencionadas anteriormente te suena familiar es importante poner atención sobre ella y cambiar el rumbo de trabajo. Una de las principales herramientas para evitar estos seis errores es desarrollar una estrategia de implementación realista y alcanzable.